九招技巧让你更高效地使用Outlook的图文教程

微软的Outlook不仅仅是一个电子邮件客户端，还提供了很多强大的功能可以管理你的电子邮件、会议和联系人。不过，由于其提供了如此多的功能，要想完全掌握它可能要花费很多的时间。并且某些常用功能可能被埋藏在重重菜单之下。高效使用Outlook的关键是将其很多视图和选项定制化，以使其能更好的适应你的工作习惯。本文将介绍九个可以帮助你提高使用Outlook效率的方法。

技巧一：轻松输入日期

在使用Outlook中的任务功能的时候，当你输入一个开始和结束日期的时候，你并不需要输入完全日期。假若这个日期是在本月的话，只需要输入是哪一天就可以了，Outlook将自动替你输入其他部分。

举个例子来说，当前是2007年3月，你在日期部分输入11，Outlook就会认为你要输入的是2007年3月11日，并会自动转换成这个日期。

图1 简化输入日期（点击看大图）

同样的道理，你也可以只输入月和日，Outlook会自动将当前的年份添加上。

技巧二：控制如何打印你的便笺

如果你使用了Outlook中的便笺功能来记录一些问题、想法或者提醒，有时候想把他们打印出来。默认情况下，Outlook在每一页中打印一个便笺的内容，这可能不是你想要的效果，因为便笺的内容一般不会太多，这样一方面内容不集中，另一方面浪费了纸张。

其实Outlook中提供了一个功能，可以让你解决这个问题。选择所有你想打印的便笺，然后从菜单中选择打印。在弹出的对话框中，在打印选项中去除复选框的勾选，点击确认。

图2 在打印选项中去除复选框的勾选（点击看大图）

假若这个选项被禁用的话，可能是因为使用HTML格式。你必须切换到文本格式来启用这个选项。

技巧三：特定邮件随来随打

在我们工作中因为某些原因需要打印电子邮件的信息。假若你需要打印来自某个发件人的大多数或全部电子邮件，可以手动打开每个电子邮件然后将其打印，但是这样比较麻烦。其实可以设定一个规则来打印指定的发件人的电子邮件，这样可以使你更高效的专注于其他工作。

从工具菜单中，选择“规则与通知”。在电子邮件规则标签中，点击新建规则。创建一个规则来规定一旦收到某个发件人的邮件，则自动将其打印出来。

图3 规则向导（点击看大图）

其实利用这个规则与通知功能，我们可以定制出很多符合自己需要的操作，只要大家在工作中多加琢磨就可以了。

技巧四：高效存储发送的邮件

当我们回复一个邮件的时候，Outlook会存储一个副本在发件箱中。久而久之，发件箱中的内容会越来越多，这样当你在日后需要查找一个特定邮件的时候，再找起来就比较麻烦了。

实际上，我们可以把原始邮件和回复邮件存储在一起，举个例子来说，你现在把来自你的领导“王老板”的邮件都存放在一个名称为“王老板”的文件夹中，实际上你也可以把针对它的回复也都存放在这文件夹中。实现步骤如下：

1、从工具菜单中，选择选项，在首选参数标签中，点击电子邮件部分的电子邮件选项按钮。

2、点击邮件处理部分下端的高级电子邮件选项。在保存消息部分，选择收件箱，然后选择将答复邮件和原始邮件存放在同一文件夹中，点击确定。

图4 高效存储发送邮件（点击看大图）

技巧五：给自己的邮件标志加个说明

快速标志可以帮助你分类你的邮件，通常可以根据任务的重要性进行分类。例如你可以让红色标志代表“紧急”，蓝色标志代表“一般”等等，不过有一个问题，现在Outlook中没法针对这些标志添加文字描述，这样你看到不同的标志的时候，首先要想一下不同的标志到底代表什么意思，这是一件令人烦恼的事情。

有一个简单的方法可以让Outlook来替你记住这些标志的代表含义，并从界面上时刻显示，设置步骤也非常简单。

1、从工具菜单中，选择自定义。

2、在工具标签中，点击新建，并把这个新的工具栏命名为合适的名字，例如“标志”，点击确认。

3、在自定义对话框中，选择命令标签。

4、从分类列表中选择动作。

5、接下来，从右侧的窗口中拖放不同颜色的标志到你的新工具栏上。

6、增加完你需要的标志后，为每一个标志修改名字，例如将红色标志修改为“关键”。然后选择下面的显示图像和文字。依次进行该步的操作。

最把这个新建的工具栏拖放到Outlook中就可以了。

图5 给邮件标志加个说明

技巧六：设置适合你的工作日历

默认情况下，Outlook的工作日历是传统的五天工作制，即周一到周五。实际上在很多情况下，有的朋友并不是按这个工作时间，有的周六还上班，Outlook中也可以让你根据自己的需要来修改这个工作日历。

从菜单中的“工具”中选择“选项”，在弹出的窗口中，可以将周六或周日选择进来，另外从这儿也可以选择每天的上下班时间。

图6 设置合适的工作日历（点击看大图）

技巧七：用色彩突出来自特定发件人的邮件

总有一些人的邮件会让你感到特别重要，你可以让Outlook一收到该发件人的邮件，就用特别醒目的颜色引起你的注意。

1、在邮件部分，从菜单栏的工具中选择组织。

2、从右侧的视图中，我们可以看到，我们可以针对不同的发件人、收件人等信息来设定邮件的颜色。

图7 用色彩突出来自特定发件人的邮件（点击看大图）

这样设置后，Outlook将把所有来自该发件人的邮件，不管是现在的还是将来收到的的都以醒目的红色来显示。

技巧八：让你的新到邮件有别于已有邮件

默认情况下，Outlook将把收到的未读邮件以粗体的形式显示。如果你觉得这样还不够醒目的话，你也可以考虑用更醒目的颜色来显示它们。

在邮件中，选择收件箱，在收件箱中邮件选择自定义当前视图，然后在弹出的窗口中选择自动设置格式，点击字体按钮，从这儿你可以设置显示的字体、大小和颜色等。

图8 让未读邮件更醒目（点击看大图）

需要注意的是，你设置的只是收件箱中未读邮件的显示格式，对于其他文件夹中的邮件，如果你也想让他们具有这个效果，需要单独去设置。

技巧九：强制回复发送给多个收件人

当你进行群发的时候，如果想收件人回复的时候要让你群发的所有人都收到回复，那么收件人在回复的时候必须点击回复全部。假若收件人只是点了回复，那么只有你会收到该回复，你必须再把该回复转发给别人，这样效率很低。

其实在发送邮件前，通过设置可以让收件人在回复的时候回复到所有人。

1、当写邮件的时候，点击格式栏上的选项。

2、在传递选项中，选择允许收到回复的人的电子邮件。

3、点击关闭，保存该设置。

图9 强制回复发送给多个收件人（点击看大图）

这样当收件人进行回复的时候，无论其是选择的回复还是回复全部，你所制定的人都将收到该回复。

Outlook是一款非常强大的邮件管理、任务管理和日程管理的综合性工具，相信对于在企业中办公的朋友来说，如果合理使用，一定能大大提高工作效率。